Vos responsabilités :
En tant que stagiaire Assistant Document Manager, vous
interviendrez en soutien sur diverses tâches liées à la gestion documentaire de
la Banque.
- Participer à la mise à jour et à la maintenance des bases de données documentaires : vérifier l’exactitude des documents, mettre à jour les informations et s’assurer de leur conformité avec les règlementations internes et légales.
- Participer aux ateliers de travail avec les différents acteurs impliqués dans le cycle de revue des documents :
- Planifier et coordonner les réunions (réservation des salles, envoi des invitations et préparation de l’ordre du jour),
- Prendre des notes détaillées pendant les réunions, rédiger et distribuer des comptes rendus aux participants.
- Gérer les demandes internes :
- Répondre aux demandes des autres services,
- Enregistrer les demandes dans le BackLog de l’équipe afin de garantir que l’équipe travaille sur les sujets les plus importants et respecte les objectifs fixés.
- Aider à l’amélioration des processus documentaires :
- Analyser l’organisation du modèle des données existant et proposer des solutions pertinentes,
- Revoir les Fronts documentaires et travailler à une meilleure expérience du client interne,
- Être force de proposition en apportant des idées permettant de rendre les processus plus efficients.
- Mettre en place des outils de pilotage via des indicateurs clés (suivi et performance).
- Accompagner les équipes dans le Change Management lorsque cela est nécessaire.
- Documenter les activités : rédiger et mettre à jour les procédures et guides utilisateurs.